Ty papíry nás snad jednou pohltí. Sice je doba internetu a počítačů, spousta věcí se dnes řeší online, tudíž by papírů mělo ubývat. Není to ale tak úplně pravda. Ano, sice spoustu věcí vyřešíme online přes internet nebo pomocí e-mailů, ale přece, i když něco řešíme tímto způsobem, měli bychom si různé dokumenty, potvrzení a podobné věci vytisknout a založit. Nikdy nevíme, co se může stát, a mít něco důležitého pouze na mailu je značně nezodpovědné.
Velkou skupinu lidí tvoří tzv. ,,obálkáři“. To jsou lidé, kteří schovávají obálky. To znamená, že když jim přijde nějaká úřední pošta, velice často skončí ještě v obálce pohozená v šuplíku. Potom je potřeba něco důležitého najít, a musí prohrabat celý šuplík, nakonec zjistí, že to tam vlastně vůbec není, a že to hodili vlastně ještě na jiné místo. Poznáváte se v tomto případě? Pokud ano, nastal opravdu čas s tím něco udělat.
· První úkol, který vás čeká, je nákup šanonů, pořadačů a fólií. To je ta nejsnazší část z celého zakládání domácí kartotéky. Druhá část bude zpočátku mnohem horší a mnohem náročnější.
· Nastává totiž čas, abyste vzali veškeré obálky a papíry, které jste kdy do šuplíku pohodili. Vezměte opravdu všechno, aby vám něco nechybělo, a abyste potom zbytečně něco nemuseli dohledávat. Tyto dokumenty bude potřeba protřídit, roztřídit a seřadit. Dejte do kupy papíry, které spolu souvisí (např. papíry od pojišťovny, kde máte uzavřené životní pojištění na jednu hromádku, na druhou hromádku papíry týkající se vaší práce, na třetí hromádku papíry týkající se banky, atd.). Asi vás čeká dlouhá noc, co? No vždyť to nemusíte · udělat všechno naráz, ale určitě to neodkládejte.
· Do třetice si nadepište šanony. Jeden šanon si nechejte na pracovní záležitosti (založíte zde tedy veškeré pracovní smlouvy, výplatní pásky, evidenční listy…), další bude třeba na auto (zde dáte veškeré záležitosti týkající se auta), další bude na dům (zde si dáte veškeré faktury týkající se domu, třeba za vodu, elektriku, zaplacení daně…), apod. Každý bude mít jiné množství šanonů, protože každého z nás zasypává jiný počet povinností a formalit. Systém, který budete využívat je pouze na vás. Zvolte si však takový systém, který bude naprosto přehledný a pohodlný.
· Určitě máte již také řadu vypovězených smluv. Na tyto smlouvy je vhodné zřídit buď šanon zvlášť, nebo je naskládat do jedné krabice, kde je budete určitou dobu archivovat, abyste měli jistotu, že když na vás někdo něco vytáhne, vy sáhnete na příslušné místo a máte potvrzení, že jsou veškeré záležitosti týkající se vaší osoby v pořádku.
· Na závěr nás čeká už jenom zakládání do jednotlivých šanonů.
Od této doby to už bude snadné, vždy když vám přijde obálka, budete přesně vědět, kam příslušný dokument založit a nebudete to odkládat tak, jako na počátku, protože už vás nebude zavalovat hromada papírů.